Lorsque l’on offre son logement à la location, on demande en contrepartie un loyer pour l’utilisation du logement lui-même. En complément, celui-ci est agrémenté de frais liés à la location couramment appelés charges locatives ou charges d’immeubles, qui doivent être listés dans le contrat de location sous le label « frais de chauffage et frais accessoires ». Ces charges peuvent correspondre à des frais de chauffage, de fourniture d’électricité, de conciergerie, de paysagiste et bien d’autres. Nous souhaitons justement vous donner ici une vue rapide de ce qui peut être inclus dans ces charges et des différentes manières de les refacturer à vos locataires.

Tout d’abord, qu’est-ce qui peut être inclus (ou pas) dans les frais de chauffage et frais accessoires ?

Il est primordial de savoir quels frais peuvent être facturés en supplément du loyer. Commençons au niveau du chauffage et de l’eau chaude. Nous pouvons y trouver les éléments suivants :

• Combustible et énergie consommés (électricité, …) : consommation effective d’énergie pour la période concernée
• L’énergie électrique utilisée pour la PAC (pompe à chaleur)
• La révision périodique de l’installation de chauffage, PAC comprise, et le détartrage de l’installation d’eau chaude, des chauffe-eaux et des conduites
• Le relevé, le décompte et l’entretien des appareils, tels que les compteurs, lorsque les frais de chauffage sont calculés de manière individuelle
• Électricité des locaux communs
• Frais administratifs

Les frais suivants restent à la charge du propriétaire et ne peuvent pas être inclus dans les frais de chauffage :

• Réparation, réfection et changement des installations (pièces et usure)
• Paiements des intérêts et amortissement des installations

Continuons avec les frais accessoires. Ils peuvent inclure les postes suivants (liste non-exhaustive) :

• Eau et taxe d’épuration
• Taxe sur les ordures ménagères
• Ascenseur (abonnement d’entretien)
• Entretien du jardin
• Abonnement d’entretien de la machine à laver
• Conciergerie
• Frais administratifs

Les frais accessoires ne peuvent pas comprendre les postes suivants :

• Dépenses liées à la mise en location
• Assurances du bâtiment
• Impôts fonciers
• Intérêts hypothécaires
• Amortissement d’emprunt
• Les dépenses du bailleur relatives à l’entretien de l’immeuble tels que les frais de réparation / remplacement d’installations défectueuses ou les frais de rénovation ou d’amélioration de l’immeuble

Les règles à respecter dans le contrat de location

Il faut clairement décrire les frais de chauffage et les frais accessoires qui sont perçus en plus du loyer dans le contrat de location (bail). Sinon, ces frais sont considérés comme inclus dans le loyer et le bailleur ne pourra en principe pas les facturer en supplément au locataire. Il y a quelques exceptions : les coûts d’entretien de la PAC sont considérés comme des frais de chauffage et ne doivent pas apparaître séparément dans le contrat. De même pour le détartrage du chauffe-eau, qui fait partie des coûts de l’eau chaude.

Comment les charges peuvent-elles être facturées à un locataire ?

En Suisse, le bailleur dispose de quatre possibilités pour refacturer les frais de chauffage et les frais accessoires :

1. Loyer tout compris

Il s’agit de la solution la plus simple du point de vue administratif pour la gestion du propriétaire qui loue en direct (durée déterminée).

Cette méthode concerne plutôt la location de logements meublés, lorsqu’il est difficile de refacturer les charges. Aucun décompte ou justificatif des charges ne doit être fourni. Le contrat de bail décrit les charges incluses dans le loyer (eau chaude, chauffage, …).

2. Charges forfaitaires

Attention à bien calculer les charges dès le début car les charges mensuelles sont fixées au début du contrat de bail et aucun décompte effectif n’est fourni au locataire. Les charges mensuelles représentent une moyenne sur trois ans des charges effectives de l’objet loué.

3. Charges individuelles à des tiers

Cette méthode est typiquement utilisée lors de location d’une villa individuelle par exemple, où la question de la répartition des charges ne se pose pas. Le locataire paie ses charges directement au fournisseur.

4. Charges effectives ou par acompte : la méthode standard ainsi que la plus précise

C’est la méthode la plus juste et la plus précise pour le locataire et le bailleur. Le locataire paye un acompte mensuel de charges. Il reçoit un décompte effectif en fin de période qui précise l’ajustement (en sa faveur ou sa défaveur) à apporter. Le bailleur est obligé de fournir annuellement un décompte précis et détaillé au locataire.

Cette méthode nécessite le plus souvent d’avoir recours à un professionnel tel que Climkit.

Le décompte des charges

Un décompte des charges est donc nécessaire dans la majorité des locations. Elle permet de connaître les dépenses réelles au niveau de chaque logement et de calculer le différentiel entre l'acompte déjà versé par le locataire et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année. Pour que le locataire puisse comprendre les frais facturés, il doit pouvoir identifier et comprendre la répartition des charges ainsi que leurs coûts. Le propriétaire peut demander un complément de charges, si la provision est inférieure au montant exact des charges locatives.

En cas de doute justifié sur le décompte, le locataire peut demander à consulter les justificatifs.

Réglementation DIFEE

En 2017, la réglementation concernant ce décompte a été modernisée. Le nouveau décompte individuel des frais d’énergie et d’eau (DIFEE) assure maintenant transparence et équité, tout en incitant à utiliser les ressources de façon responsable.

Il est tout de même important de savoir que ce modèle ne touche que les constructions neuves et que l’ancien modèle de décompte individuel des frais de chauffage et d’eau chaude (DIFC) et de décompte individuel des frais d'eau (DIFE) est toujours valable pour une application dans les anciens bâtiments.

Ce modèle de décompte a été créé dans le but d’harmoniser la méthode utilisée, de la simplifier et de l’adapter aux nouvelles normes de construction. En effet, les nouveaux bâtiments doivent être construits selon des normes d’isolation modernes et élevées qui permettent de supprimer le facteur correctif d’exposition des appartements (nord, sud, façade intérieure ou extérieure) utilisé dans le modèle précédent.

Grâce au DIFEE, les frais facturés à chaque logement sont plus précis et correspondent vraiment à la consommation de celui-ci car la répartition se fait obligatoirement grâce à des compteurs individuels tant pour le chauffage, que pour l’eau chaude et l’eau froide. Par là-même, chaque habitant a accès aux informations qui lui permettent d’être acteur de sa consommation.

Dans le cadre d’une PPE

Pour les propriétaires membres d’une PPE (propriété par étage), la répartition des frais se fait selon le règlement de celle-ci sans contrainte du droit du bail. C'est bien le règlement de la PPE qui fait foi. Dans les immeubles modernes, on utilise tout de même la méthode DIFEE pour réaliser la répartition, avec des compteurs individuels de consommation.

Attention, si un des copropriétaires loue son appartement, alors il devient bailleur auprès de son locataire unique. Dans cette situation, il doit respecter les prescriptions du droit du bail.

En conclusion, avec les nouveaux compteurs associés à la réglementation DIFEE, la gestion des charges est beaucoup plus simple car leur répartition est plus précise. Cependant, ils ne font pas tout et il est important de respecter les règles mentionnées ci-dessus pour éviter des conséquences financières tel que remboursement des acomptes reçus.

Au sujet de Climkit

Climkit encourage la production d'électricité photovoltaïque depuis le lancement de sa solution de gestion de regroupements d’autoconsommateurs en 2017 à Vevey (VD).

Depuis, nous avons étendu notre offre à toutes les formes d'énergie et de consommation d'un bâtiment : chaleur, froid, eau, buanderie, mobilité électrique... Nous facilitons ainsi la gestion de votre immeuble grâce à nos outils de comptage, de facturation, de visualisation et d'optimisation. Actifs dans toute la Suisse, nous travaillons avec des partenaires professionnels locaux pour la conception et l'installation de nos solutions. Par ailleurs, nous sommes fiers d’avoir vu notre solution Community labellisée par la Fondation Solar Impulse.

Toute notre équipe se tient volontiers à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets, comme nous accompagnons les 1500 RCP qui nous font confiance !